«Som aquí per canviar coses: anam cap a la finestreta única»

Francisco Bastida. Cap del Servei d’Alumnes i Gestió Acadèmica (SAGA) 

Va ser nomenat cap del Servei d’Alumnes i Gestió Acadèmica (SAGA) el dia 1 de setembre. És de Palma, nascut a Sevilla. Té dos fills, que l’acompanyen en el dia a dia des de la taula del despatx. Va estudiar la llicenciatura d’Informàtica a la UIB, on va començar de becari el 1991 al Centre de Tecnologies de la Informació. Mesos després ja era PAS de la Universitat. Parla amb seguretat del que vol fer, que bàsicament és canviar les coses. Es defineix com una persona molt perfeccionista i amb moltes ganes de fer les coses bé, per fer de la UIB una institució més eficient.

-Arran del vostre nomenament sorgeix un replantejament del SAGA. Com és i què fa el SAGA avui?

De qualque manera quan vaig acceptar el càrrec tenia molt clar que venia a canviar coses. I no perquè fins aleshores s’haguessin fet malament, sinó perquè crec que el canvi continu és necessari. Hem de saber conviure i gestionar el canvi. No podem fer les coses sempre de la mateixa manera. El que no puc acceptar és l’excusa que “sempre ho hem fet així”. No és un argument vàlid per a mi. Llavors, quan des de Gerència i des de l’equip rectoral es va plantejar un canvi de model, la idea era intentar unificar criteris. El SAGA avui té unes competències directes que ja tenia, amb tota una sèrie de procediments, com els processos de les proves d’accés a la Universitat, preinscripció, beques generals, beques de col·laboració amb departaments, beques d’ajudes per circumstàncies sobrevingudes, emissió de títols..., tot això i més està centralitzat en el SAGA, i ho continuam fent, però intentam anar un poc més enllà i fer una mica de cohesió entre tots els serveis que fan gestió acadèmica. Ara neix amb un esperit de liderar un pocés d’unificació de criteris i procediments.

Pens que a la UIB cadascú fa les seves tasques i hi ha poca visió global. Del que es tracta és de posar-se a la pell de l’alumne i no haver-li de dir que s’ha de passejar per no sé quants de serveis per resoldre un tema, sinó intentar solucionar les coses des d’un únic lloc.

-Si tenim en compte que la raó de ser d’una universitat són els seus alumnes, el Servei d’Alumnes i Gestió Acadèmica és o hauria de ser un dels serveis cabdals? És així? Què més ha de tenir per ser millor?

Tot gira entorn dels alumnes. De fet, anam cap a la finestreta única. Una oficina on l’alumne entra i li resolen tots els problemes, siguin del tipus que siguin. Fins ara, i encara ara fins que no ho tinguem resolt, l’alumne ha d’anar d’una part a l’altra. La idea és que la finestreta única sigui la coordinadora de les tasques amb els altres serveis implicats, i que no ho hagi de fer l’alumne.

I no és fàcil de fer. Però treballam en aquesta línia. El primer que hem fet és fusionar el Servei d’Informació amb el Servei d’Alumnes. Fins ara ambdós serveis atenien alumnes, cadascun per la seva banda, amb molts de temes comuns. Ara hem creat una unitat d’atenció a l’alumnat. I crearem, si tot va bé, punts físics d’atenció a l’alumnat en diferents indrets del campus. En principi hi haurà un punt al centre del campus i un a Son Lledó, on som ara. Però les persones que atenen l’alumnat seran rotatòries, i estiguin en un lloc o en un altre, l’alumne podrà fer les mateixes gestions. Serà un embrió. No podrem resoldre qualsevol cosa, però anam ajuntant serveis cap a la finestreta única.

Enguany, en el procés de matrícula, hem creat un equip de suport integrat per gent de tots els serveis administratius, que atendrà telefonades o correus electrònics amb dubtes específics del procés de matrícula. I d’aquesta manera unificam criteris i començam a construir aquesta finestreta única. Difícil, però hi anam anant.

- El més complex deu ser gestionar els canvis i les inèrcies de molts anys...

En tot això tenc el suport del Rectorat, tot i que per altra banda hi ha missatges contradictoris, perquè s’està apostant molt perquè cada centre faci les coses un poc a la seva manera i d’acord amb les seves peculiaritats. Aquesta llibertat dels centres, sens dubte necessària, complica molt la unificació de criteris. I això és una batalla interna que tenim. Hem de tenir en compte que els recursos són limitats, i aquesta dispersió de criteris complica que es puguin aprofitar. És molt més fàcil si unificam criteris. Si les coses es fan de la mateixa manera, podrem emprar les mateixes eines, i reaprofitar persones. Les podem moure amb més facilitat. Si tot ho fem diferent en cada centre, necessitarem eines distintes i formació específica. Al cap i a la fi serà més costós. Així no gestionam millor els recursos.

Evidentment, no tenen la mateixa problemàtica les pràctiques d’Història que les d’Infermeria. Però es poden respectar les diverses peculiaritats i alhora unificar criteris. Els centres lluiten per tenir més autonomia, però pens que hem de fer una feina més transversal. Sense anar més lluny, pens en un exemple recent: de cara a les cerimònies de graduació, hem aconseguit unificar els criteris. L’alumne ha de tenir menys de 18 crèdits pendents per poder participar a la cerimònia. Abans, cada centre marcava els seus criteris. Només aquest fet ha facilitat la seva automatització i per tant l’alumne podrà fer la sol·licitud per UIBdigital i estalviarem molta feina als serveis administratius. És un exemple del fet que amb un petit esforç podem millorar molt la gestió.

-Algun projecte a la butxaca?

Una de les coses per les quals lluitaré és fer camí de cap a l’Administració electrònica, que és fonamental que s’implanti d’una vegada! Quan repasses els procediments que tenim ara, qualsevol detall, veus que els papers van d’una banda a l’altra i no és possible que aquests mateixos documents siguin accessibles per a tothom electrònicament. Si tenim una fotocòpia d’un DNI que va d’una banda a l’altra en paper, fa moltes voltes i es pot perdre. Si està en una carpeta compartida és molt més ràpid i eficient i agilitzam el procés. Necessitam una adequada gestió documental, que els documents estiguin escanejats i qualsevol hi pugui accedir. No tenim les eines encara, però fem feina per obrir aquesta línia. Tenim procediments que fa molts anys que es fan de la mateixa manera i no és fàcil, però he vingut per canviar coses!

-I supòs que per tot això és important la implicació de tot l’equip...

Evidentment! Estic content amb el meu equip de gent. Un equip molt femení! Pens que les dones tenen una intuïció, un sisè sentit molt interessant, i que s’ha d’aprofitar. Veuen els problemes abans que apareguin. 

Data de publicació: 27/05/2015