La Gerent de la UIB, Antònia Fullana

Abans de l’estiu, es convidava el PAS de la nostra universitat a conèixer un nou Pla d’actuacions de Gerència 2015-2017 i a reflexionar-hi. Han passat deu anys de l’aprovació del primer Pla estratègic de Gerència, i la UIB no ha deixat de fer feina amb la intenció d’implicar la comunitat universitària en la consecució dels objectius de la institució. En parlam amb la Gerent de la UIB, Antònia Fullana.           

1. Deu anys fent feina des de la Gerència col·laborant cap a la consecució dels fins de la UIB. Així s’introdueix el Pla d’actuacions de Gerència de la UIB 2015-2017. En aquests anys han passat persones i fets. Ens podeu resumir què s’ha aconseguit?

Correspon a la Gerència gestionar els serveis administratius i econòmics de la Universitat, durant aquests anys hem participat en aquesta tasca gerents d’equips de direcció diferents, amb una mateixa missió i amb objectius similars, que hem comptat amb la implicació de la comunitat universitària, en especial pel que fa a l’organització administrativa del personal d’administració i serveis. En aquest sentit, el fet de tenir un pla estratègic o d’actuacions ha contribuït a la cohesió interna i ha actuat com a full de ruta per avançar en una mateixa direcció.

També és cert que aquests anys s’han produït molts de canvis a l’entorn, socials, normatius, però sobretot tecnològics que, malgrat els avanços assolits, ens obliguen a continuar canviant dia a dia.

Per exemple, record del primer pla estratègic que un dels objectius era que cada servei tingués la seva pròpia pàgina web, i ara és impensable prescindir d’aquesta eina. Com abans comentava, segurament els canvis més importants a l’administració de la Universitat han vingut impulsats per les innovacions tecnològiques; així, aquests anys s’han anat configurant els primers procediments electrònics, molts d’aquests a través d’UIBdigital, com l’automatrícula.

Justament, però, la planificació i la voluntat d’avançar en ocasions es veu alterada per esdeveniments externs, i és necessari fer adequacions a l’organització i a les actuacions previstes. Així, la crisi econòmica i les retallades d’aquests anys han estat un entrebanc important per implantar les millores que hauríem volgut en l’organització, i han impedit fer la inversió necessària per a la implantació de l’administració electrònica. Basta com a exemple dir que en quatre anys es va reduir el nombre d’efectius de PAS en 50 persones. 

2. Un nou pla d’actuacions de la Gerència 2015-2017, el que heu impulsat, en el qual es marquen tres eixos on s’ha d’actuar. Ens podríeu explicar què destacaríeu d’aquest document?

Des del moment que vaig acceptar el càrrec de Gerent una de les comeses que va sorgir de l’equip de direcció, juntament amb el compromís que no hauria més acomiadaments, va ser fer un diagnòstic sobre l’administració de la Universitat i determinar quines millores i innovacions eren necessàries per adaptar l’organització i la gestió a les demandes dels nostres usuaris, tant interns com externs, alumnes, PDI, equips de direcció dels centres, etc. A partir d’aquesta demanda es va fer un estudi sobre innovacions en l’organització administrativa de la UIB, les conclusions del qual s’han tingut en compte i han servit de base a l’hora d’elaborar aquest document.

Per altra banda, també era conscient que les retallades havien afectat molt el col·lectiu del PAS, fins al punt que s’havia ressentit l’estabilitat de la plantilla i hi havia necessitat de reforçar serveis o àrees que clarament havien quedat deficitaris, efecte a vegades agreujat pels múltiples controls i exigències imposats per canvis normatius diversos.

Sempre he pensat que tenim un bon personal d’administració i serveis, però la situació de crisi d’aquests anys ha provocat un sentiment de fatiga i a vegades de desmotivació que em preocupa, per aquest motiu vaig trobar que l’eix dedicat al personal d’administració havia de ser el primer, i que les accions s’havien d’encaminar, a part de fer més eficient l’organització, també a millorar la motivació, l’estabilitat de la plantilla i augmentar la seva qualificació professional.

La introducció d’eines de treball col·laboratiu, les millores en les aplicacions de gestió i la inversió en TIC seran peces clau per fer més eficient l’organització i per a l’efectiva implantació de l’administració electrònica, que, malgrat que fa alguns anys es va iniciar, no ha avançat com voldríem.

Destacaria també del document l’aposta per la transparència i el rendiment de comptes, no només en aquells aspectes a què l’entrada en vigor de la Llei 19/2013 ens obliga, sinó pel compromís i el canvi de cultura que representa organitzar la informació de la nostra gestió per publicar-la de forma clara i comprensible per als interessats.

Esper i desig que es millori el finançament de la nostra universitat per poder veure assolits aquests objectius. 

3. L’eix 1 parla del PAS i de treballar per objectius per mesurar la qualitat de la feina. Quines actuacions destacaríeu i com pensau que es pot mesurar la qualitat de la feina i la consecució dels objectius ?

Són moltes les accions previstes per a aquest col·lectiu, algunes molt esperades, com la promoció interna que es durà a terme l’any 2016, però sens dubte les línies d’actuació que han generat més expectativa i que representen una novetat a la nostra administració són la carrera administrativa, l’avaluació de l’acompliment i la gestió per objectius.

L’Estatut bàsic de l’empleat públic (EBEP) preveu la necessitat d’introduir reformes que millorin l’eficàcia del treball a l’Administració, i permet que es configurin models de carrera professional basats fonamentalment en el desenvolupament de competències i en el rendiment.

Aquests models, tan habituals a l’àmbit privat, són escassos a l’Administració, però si volem avançar en la definició d’un model de carrera professional per al PAS de la Universitat, haurem d’establir-ne els elements de mesura. Treballarem juntament amb els representants dels treballadors per consensuar el model que més s’adapti a la nostra realitat, però hem previst que la valoració de la feina ha de ser un dels elements a tenir en compte.

En aquest sentit s’ha d’introduir a poc a poc un canvi en la manera d’organitzar la feina, amb la definició prèvia d’objectius per serveis, amb indicadors de mesura i amb un seguiment i l’avaluació del compliment d’aquests. Som conscient que aquesta és una novetat important i que representarà un esforç sobretot per a les persones que ocupen llocs de responsabilitat, però que afavorirà el treball en equip i redundarà en una millora de l’organització. 

4. L’eix 2 parla d’innovació en gestió i organització. Això passa per impulsar de ver l’administració electrònica, el treball col·laboratiu? Ens podeu concretar i resumir a què ens referim i on som ara?

Aquest eix parla de la innovació en la gestió, i efectivament això passa per millorar les estructures de l’organització administrativa i les eines que s’utilitzen. En les conclusions de l’estudi diagnòstic sobre innovacions en la gestió i l’organització de la UIB es destaca la necessitat de fer canvis en l’organització per millorar el suport i la coordinació en aquells temes més generals i transversals, i en concret en la gestió acadèmica i la gestió de la recerca.

De fet, des que férem l’estudi s’ha creat el Servei d’Alumnes i Gestió Acadèmica i s’ha ampliat l’Oficina de Suport a la Recerca, i s’està organitzant i dotant de contingut i estructura aquests serveis per donar resposta a la demanda que apuntava abans.

Per altra banda, si volem millorar l’organització i facilitar el treball per objectius, hem de documentar els processos, elaborar manuals de procediments i fomentar el treball en equip, ja sigui en grups de treball, comissions o mitjançant l’ús d’eines de treball col·laboratiu com ara UIB Wiki o UIB OwnCloud, entre d’altres.

Però evidentment també hem de donar un impuls important a l’administració electrònica i millorar el servei que oferim als nostres alumnes i als ciutadans d’aquesta terra. Actualment en aquest projecte hi participa un grup de persones coordinades per la comissió assessora d’administració electrònica, que treballen des d’una triple perspectiva: jurídica, tècnica i de gestió. De les accions realitzades, cal destacar que s’ha implantat la factura electrònica, s’està configurant l’ENS, s’està duent a terme una experiència pilot de gestor documental per a les reunions dels òrgans de govern, s’ha implantat el codi de verificació electrònic (CVE) a la papereta de les proves d’accés a la Universitat i s’espera que el registre electrònic serà molt aviat una realitat.

M’agradaria aquests anys que tenim per davant poder fer una passa important amb aquest projecte, esper que ens hi ajudaran les possibilitats de finançament a través del Fons estructurals europeus que es preveuen al PO 2014-2020 de les Illes Balears. 

5. L’eix 3 és de la transparència i rendició de comptes. Encara no som transparents? Parlau d’informació clara i actualitzada al web..., tot això pareix fàcil però duu molta feina i no sempre s’aconsegueix. Com ho farem per millorar-ho?

No és que no siguem transparents i clars amb la informació de la Universitat, però som conscients que ara més que mai s’ha incrementat el nivell d’exigència de la societat envers l’Administració pública, i volem fer tot el que és a les nostres mans per satisfer aquesta exigència.

En aquest sentit hem de continuar potenciant la informació de les webs dels serveis, però també hem de completar la informació del portal de transparència d’acord amb els criteris de la Llei 19/2013, i hem d’aprofitar les oportunitats que ens ofereix la implantació de la comptabilitat analítica (projecte impulsat pel Ministeri d’Educació i la IGAE específic per a les universitats) i l’adaptació del rendiment de comptes al nou pla per fer-ho.

Perquè fer una bona gestió dels recursos econòmics de la Universitat és una de les principals comeses de la Gerència, però també el rendiment de comptes. Per això hem de ser molt responsables, clars i transparents amb la comunitat universitària primer i amb la comunitat autònoma que ens finança, però també amb els ciutadans que amb els imposts contribueixen al sosteniment dels serveis públics, aquest és un compromís en el qual volem incidir aquests anys.

Aconseguir els objectius que es proposen en aquest eix és una qüestió d’organització i de voluntat i, si escau, de destinar-hi recursos. Estic convençuda que és possible. 

6. Com us agradaria que fos la UIB de 2017?

Som conscient que dos anys no permeten fer grans canvis i que molts dels temes plantejats exigeixen temps, recursos i un dinamisme que a vegades a l’Administració pública, tan burocratitzada com està, no és fàcil. Però és cert que amb el que siguem capaços de fer en el present i els anys que vénen farem la UIB de demà.

La Universitat de 2017 m’agradaria que estigués més ben finançada, que ens mantinguem en llocs capdavanters en recerca i docència i que les actuacions previstes en aquest pla s’hagin implementat. Estic segura que amb qualsevol escenari, amb més o menys temps, entre tots serem capaços de fer-ho. Però sobretot, el que més m’agradaria és haver contribuït a millorar les condicions i la satisfacció de les persones que treballam a la Universitat. 

Data de l'esdeveniment: 28/09/2015

Data de publicació: Fri Sep 25 10:01:00 CEST 2015